Huishoudelijk reglement

   

Artikel 1.        Regio’s

1.a       Het bestuur verdeelt het land in regio’s. Per regio worden door het bestuur, in overleg met de verenigingen van de betrokken regio, een regiovertegenwoordiger en een plaatsvervanger aangesteld. Beide vertegenwoordigers dienen lid te zijn van een aangesloten vereniging in de regio.

De regiovertegenwoordiger is conform artikel 43.2 van de statuten tevens lid van het Federatiebestuur. Hij zal de verenigingen in zijn regio en de Federatie, op de hoogte houden van de wederzijdse gedachten, ontwikkelingen en eventuele beslissingen door bijvoorbeeld het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering van de verenigingen, het regelmatig hebben van een gesprek met de besturen van de verenigingen en het bijwonen van de bestuursvergaderingen van de Federatie.

Voor behandeling van zaken van gemeenschappelijk belang in de regio kunnen voorts één of meer verenigingen uit deze regio een samenwerkingsverband aangaan op ad hoc basis of voor een bepaalde periode. Waar nodig zal de regiovertegenwoordiger bemiddelend en adviserend optreden.

1.b       De regio’s zijn: regio Noord, regio Oost, regio West, regio Limburg, regio Brabant en Zeeland, Eindhoven e.o.

Artikel 2.        Werkgebieden der verenigingen

2.a       Indien een vereniging het wenselijk acht de grenzen van zijn werkgebied vast te stellen, geschiedt dit in overleg met de aangrenzende verenigingen in dezelfde regio. De regiovertegenwoordiger zal hierbij zo nodig een bemiddelende en adviserende rol vervullen.

2.b       Indien een vereniging het wenselijk acht de grenzen van zijn werkgebied vast te stellen buiten de eigen regio, wordt hiertoe contact opgenomen met de eigen regiovertegenwoordiger, die op zijn beurt de regiovertegenwoordiger van de aangrenzende regio in kennis stelt van de wensen van de vereniging.

2.c       Indien bij het overleg onder 2.a en 2.b geen overeenstemming kan worden bereikt wordt het Federatiebestuur in het overleg betrokken.

2.d       Indien de in artikel 2.c genoemde situatie zich voordoet, wordt de vaststelling van de ruimtelijke grenzen der werkgebieden door de Algemene Ledenvergadering geregeld op voorstel van het Federatiebestuur. Deze regeling is bindend voor de verenigingen.

 Artikel 3.        Regiovertegenwoordigers

3.a       Bij het tussentijds terugtreden van een regiovertegenwoordiger op eigen verzoek dan wel conform artikel 44 van de statuten en/of artikel 5.e van het huishoudelijk reglement wordt de terugtreding schriftelijk gemeld aan de verenigingen in de regio alsmede aan het bestuur van de Federatie. De plaatsvervanger treedt automatisch in functie tot het einde van de zittingsperiode.

3.b       De verkiezing van de regiovertegenwoordiger en/of de plaatsvervanger heeft plaats op de jaarlijkse regiovergadering of een speciaal daarvoor belegde bijeenkomst.

3.c       Indien in de regio geen besluit tot opvolging plaatsvindt binnen een periode van 3 maanden na dagtekening van het schriftelijk gemelde besluit tot aftreden genoemd onder artikel 3.a zal het Federatiebestuur een voor alle partijen bindend besluit nemen.

Artikel 4         Van de Algemene Ledenvergadering

Bij schriftelijke stemmingen vormt de voorzitter uit de aanwezigen een stembureau van 3 personen. Bij schriftelijke stemmingen wordt gebruik gemaakt van door het Federatiebestuur gewaarmerkte stembriefjes. Het op het stembriefje vermelden van namen van personen die niet kandidaat zijn gesteld, respectievelijk van meer namen dan er vacatures zijn, maakt de uitgebrachte stem ongeldig.

Artikel 5         Van het bestuur

5.a       De voorzitter, de vice-voorzitter, de secretaris, de 2de secretaris en de penningmeester vormen het Dagelijks Bestuur. Het bestuur, gebruik makend van de bevoegdheid neergelegd in artikel 46.1 van de statuten, verleent aan het Dagelijks Bestuur vertegenwoordigingsbevoegdheid voor alle zich voordoende zaken voor zover de behandeling daarvan krachtens de statuten niet nadrukkelijk is voorbehouden aan het bestuur.

5.b       Jaarlijks treedt in principe de helft van het bestuur af. Bij een oneven aantal bestuursleden is het aftredende deel het ene jaar gelijk aan de helft van het met één vermeerderde aantal bestuursleden; het daarop volgende jaar gelijk aan de helft van het met één verminderde aantal bestuursleden. Het aftreden geschiedt volgens een van te voren vastgesteld rooster. Dit dient zodanig te zijn dat het ene jaar onder meer de voorzitter, de 2de secretaris en de penningmeester aftreden en het andere jaar onder meer de vice-voorzitter en de secretaris. Bij vervulling van tussentijdse vacatures neemt het nieuwe bestuurslid in het rooster de plaats in van zijn of haar voorganger.

5.c       Het bestuur van de Federatie kan zich in voorkomende gevallen laten adviseren door externe adviseurs.

5.d       In samenhang met artikel 46.3 en 47 van de statuten zal bij het aangaan van bijzondere verplichtingen, niet in de begroting voorzien, van meer dan € 4.500 van tevoren de Algemene Ledenvergadering worden geraadpleegd.

5.e       Een bestuurslid kan niet meer dan 3 maal achtereen worden herbenoemd. In uitzonderlijke gevallen kan de periode met één termijn worden verlengd.

5.f       Het bestuur van de Federatie kan ten behoeve van specifieke werkzaamheden commissies benoemen. De voorzitters van de commissies kunnen worden uitgenodigd om de vergaderingen van het Bestuur bij te wonen, voor zover dat door het Dagelijks Bestuur dienstig wordt geacht.

Artikel 6         Van het Federatiebureau

Het toezicht volgens artikel 50 van de statuten op de werkzaamheden van het Federatiebureau wordt namens het Bestuur uitgeoefend door de secretaris, die hierover regelmatig aan het Dagelijks Bestuur rapporteert.

Artikel 7         Van de commissies

Voorzitters en leden van een commissie zoals genoemd in artikel 5.f worden door het Dagelijks Bestuur benoemd voor een periode van 3 jaar of zoveel korter als gewenst. Herbenoeming kan slechts één maal plaatsvinden. In uitzonderlijke gevallen kan de periode met nog één termijn worden verlengd.

Artikel 8         Reis- en onkostenregeling

8.a       Bij reizen ten behoeve en ten laste van de Federatie zal als regel gebruik worden gemaakt van de bestaande mogelijkheden van openbaar vervoer.

8.b       Bij gebruik van een auto kan een, jaarlijks door het bestuur vast te stellen, vergoeding per gereden kilometer worden gedeclareerd. Het gebruik van een auto verdient de voorkeur indien met meer dan één persoon naar dezelfde bestemming wordt gereisd.

8.c       Voor het deelnemen aan bestuursvergaderingen kunnen alleen door genodigden kosten worden gedeclareerd.

8.d       Voor het deelnemen aan Algemene Ledenvergaderingen kan ten hoogste voor het aantal stemgerechtigde afgevaardigden volgens artikel 22 van de statuten een declaratie worden ingediend.

8.e       Opgave van de gemaakte kosten geschiedt in het algemeen op daartoe door de penningmeester verstrekte declaratieformulieren, zo mogelijk onder bijvoeging van bewijsstukken, zoals nota’s en vervoerbiljetten.

8.f       Alvorens representatiekosten te maken dient overleg gepleegd te worden met een lid van het Dagelijks Bestuur.

8.g       Het Dagelijks Bestuur kan dispensatie verlenen van de in de reis- en onkostenregeling voorgeschreven procedures.

 Artikel 9         Definitie en telling van leden (zie ook artikel 7 van de Statuten)

9.a       Het aantal leden van de aangesloten verenigingen wordt per hoofd geteld. Daarbij wordt aangegeven hoeveel leden wel en hoeveel leden geen pensioen ontvangen van het Philips Pensioenfonds (PPF). De partner van degene die een pensioen ontvangt van het PPF , wordt geacht ook een binding met het PPF te hebben

9.b.1    Voor het bepalen van de aan de Federatie verschuldigde contributie dienen alle contributie betalende leden van een aangesloten vereniging geteld te worden met dien verstande dat twee partners als één geteld worden. Dit levert het aantal zgn. “adresleden” op.

9.b.2    De contributie afdracht aan de FPVG door degenen die geen pensioen van het PPF ontvangen zal lager zijn dan die van degenen die een pensioen van het PPF ontvangen.. De beide afdrachten worden jaarlijks tijdens de ALV op voordracht van het bestuur vastgesteld.

9.c       De verenigingen zullen jaarlijks een opgave verstrekken van zowel het aantal leden als het aantal “adresleden” per 1 januari van het jaar. Hierbij wordt een uitsplitsing gemaakt naar het aantal leden dat wel en het aantal leden dat geen pensioen van het PPF ontvangt.

Artikel 10       Slotbepaling

In gevallen waarin de Statuten en het Huishoudelijk Reglement niet voorzien beslist het bestuur.

Attentie

In geval van verschil tussen de elektronische tekst en de gedrukte tekst, prevaleert de gedrukte tekst.

 

Gewijzigd, 14 mei 2014.